U bent hier: Home / Jobs / Het CIBG werft aan / PMO Administrator

PMO Administrator

Het CIBG is het Centrum voor Informatica voor het Brusselse Gewest. Als koploper van de informatisering binnen het gewest loodsen we Brussel langs de uitdagingen van het digitale tijdperk.

We werken permanent mee aan een duurzame, sociaal verantwoorde en dynamische economische omgeving voor alle Brusselaars. Een gewest dat steunt op het bundelen van hoogtechnologische infrastructuren, ICT-platformen en ICT-diensten.

Maar onze belangrijkste bron blijft het menselijk kapitaal.

Ons team bestaat uit meer dan 500 enthousiaste medewerkers met wie je zal samenwerken in hartje Brussel. Bij het CIBG dragen we klanttevredenheid hoog in het vaandel, dus oplossingsgericht werken is ons mantra. Daarnaast hechten we veel waarde aan fijn teamwork en een correcte werk-privébalans, want je goed voelen, werkt beter.

Ook zin om aan de slag te gaan in een organisatie waar verbondenheid zich digitaal én sociaal uit? Stuur ons dan snel je sollicitatie!

 

Jouw functie:

Als PMO werk je voor een Brusselse gewestinstelling in het westen van Brussel en word je aangesteld bij de IT-afdeling. 

Je assisteert de IT Manager en de projectleiders bij de administratieve aspecten van het project- en wijzigingsbeheer. 
Met een team van 2 administratieve assistenten sta je ook in voor het administratieve beheer van de IT-dienst. 

Je taken en verantwoordelijkheden:

  • Voor projectondersteuning en wijzigingsbeheer volg je een enveloppe van +/- 1000 werkdagen:
  • Controle, opvolging en ondersteuning bij het uitvoeren van de ramingen op het vlak van kosten en personeelsdruk voorafgaand aan het uitvoeren van projecten en wijzigingen.
  • Wekelijks opstellen van een lijst van projecten en wijzigingen die ter goedkeuring moeten worden voorgelegd aan de CAB (Change Advisory Board).
  • Deelname aan de CAB en ondersteuning van de besluitvorming.
  • Planning en opvolging van de door de CAB goedgekeurde taken.
  • Implementatie van een TimeSheet-oplossing om het door het team verrichte werk te meten voor elk project en voor elke wijziging.
  • Wekelijkse rapportage over de voortgang van projecten en wijzigingen, waarbij je het verrichte werk en benutte budget vergelijkt met de voorafgaande ramingen.
  • Ondersteuning van projectleiders, administratief zowel als organisatorisch. Deelname aan de werkvergaderingen van de aan jou toegewezen projecten. Rapporten opstellen. 
  • Uitvoeren van specifieke, duidelijk omschreven taken binnen een project in opdracht van een projectmanager.
  • In coördinatie met de projectmanagers toezien op de standaardisering van de werkmethodologie binnen de verschillende projecten en op de naleving van de projectgovernance. 
  • De informatie en documenten actueel houden (templates, methodologie, processen ...).

 

Voor het administratieve beheer van de ICT-dienst coördineer je een team van 2 administratieve assistenten, om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen:

  • Ondersteuning bieden bij de voorbereiding van en het toezicht op overheidsopdrachten.
  • Uitvoeren en opvolgen van de dossiers die ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college of de gemeenteraad, vanaf de offerte tot het verzenden van de bestelbon aan de leverancier.
  • Opvolgen en verzekeren van betalingen aan leveranciers.
  • Waken over administratieve vereenvoudiging en de verbetering van de administratieve processen van de dienst.
  • Deelnemen aan het opstellen van de jaarlijkse begrotingen.

 

Jouw opleiding en ervaring:

  • Je hebt een bachelordiploma, idealiter aangevuld met 2 jaar ervaring in projectondersteuning en/of ervaring met het beheer van overheidsopdrachten en raamcontracten. 
  • Je hebt een grondige kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
  • Je bent vertrouwd met TimeSheet-tools en reporting.

 

Jouw competenties:

  • Je hebt zin voor organisatie.
  • Je bent klantgericht en hebt goede communicatieskills (mondeling en schriftelijk).
  • Je bent gericht op resultaten en op deliverables.
  • Je bent een teamplayer: het teamresultaat is belangrijker dan je eigen resultaten.
  • Je bent assertief.
  • Je bent Frans- of Nederlandstalig met kennis van de andere landstaal. 

 

Wat je van ons mag verwachten:

We bieden een contract aan van onbepaalde duur met een aantrekkelijk loonpakket en heel wat extralegale voordelen:

  • een uitgebreide hospitalisatieverzekering mét ambulante zorg voor jou en je gezin;
  • een groepsverzekering (pensioenkapitaal en ziekte-invaliditeit);
  • een jaarlijks opleidingspakket;
  • volledig vergoede woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer;
  • een gsm-abonnement;
  • een tussenkomst in internet- en gsm-kosten;
  • maaltijdcheques van € 8;
  • en tot maar liefst 37 vakantiedagen per jaar (bij fulltimedienstverband).


Verloop van het selectieproces: gesprek met de dienstverantwoordelijke, gesprek met de hr-dienst van het CIBG en tot slot een assessment.


Interesse? Stuur ons je cv via de knop "Solliciteer"!

Info & contact

Tel. 02 282 47 70
E-mail: jobs@cirb.brussels
Toegangsplan

Bekijk de corporate video van het CIBG